AHA aneb co jsem si odnesla z lekce Time managementu

Zúčastnila jsem se lekce Time managementu a říkala jsem si, co se tam tak ještě můžu dozvědět. Přišlo mi, že mám vše vychytané. A tak jsem tam šla s vnitřní otázkou: Jak mám všechny činnosti narvat do 24 hodin a nebýt z toho servaná? Odpověď jsem dostala v trochu jiné formě než jsem čekala, ale to co mi přišlo zajímavé a co mě posunulo kousel dál, o to se tady s vámi ráda podělím. Je to pár aha efektů a vychytávek, které lze snadno začlenit do denního života.

1/ Veškeré činnosti můžeme rozdělit z hlediska důležitosti na důležité a méně důležité. Druhé dělení je z hlediska urgentnosti. Když dám toto dělení proti sobě do matice vznikne zajímavé rozlišení úkolů.

Matice priorit

Na této matici jsem si uvědomila, že je potřeba dávat určitou pozornost i úkolům, které leží v kvadrantu DŮLEŽITÉ, NEURGENTNÍ. Tam může totiž člověk danou činnost odkládat a někdy i do nekonečna. Je dobré si u těchto činnosti stanovit termíny, do kdy co udělám, a posouvat se tak krok za krokem. Jedná se o činnosti např. jednou napíšu knihu, budu zdravě jíst atd.  Kdy si to člověk vlastně přeje, chtěl by to, ale zrovna teď se to nehodí, protože ...... a vlastně to stále odkládá, protože je to překryto spoustou krátkodobých urgentních činností.

2/ Časožrouti - jsou činnosti, které musím udělat ať mě to baví nebo ne. Takovéto činnosti je dobré si něčím zpříjemnit nebo z nich udělat zvyk a nebo je zkusit vynechat či delegovat na někoho jiného (pokud to jde). V práci může jít např. o nudné tabulky apod. Věci, které jsou pro mě málo důležité, ale jsou urgentní a musí se udělat.

3/ Je dobré činnosti stejného charakteru KUMULOVAT k sobě a pak je naráz vyřídit. Např. vyřízení telefonátů, mailů apod.

3/ Činnosti, které mohu vyřídit do 1-2 minut je dobré vyřídit hned.

4/ Křivka výkonnosti
Je dobré si uvědomit, jak nám během dne kolísá energie. Kdy máme nejvíce energie, kdy méně a kdy téměř žádnou. Všeobecně: výkonnost po probuzení stoupá a před polednem je ve svém maximu. Po obědě následuje útlum, pak druhá fáze výkonnosti, která už není tak vysoká a směrem k večeru klesá. Noční sovy pak mohou mít ještě výkonovou fázi v noci.

 

Křivska výkonnosti

Zde uvádím všeobecnou křivku, ale je dobré si uvědomit jak to mám právě já a udělat si vlastní. Křivka nám má pomoci si uvědomit, kdy mám nejvíce energie a do tohoto času zasadit nejvíce náročné činnosti (např. dopoledne). V čase kdy mám útlum je dobré dělat činnosti nenáročné (jednoduché, rutinní) např. vyřizování mailů.
Z toho plyne nedělat jednoduché činnosti v čase, kdy mám nejvíce energie a soustředění. Nejít proti své energii.

5/ A poslední vychytávka je tato: pokud se toho na vás valí opravdu moc a moc a už vlastně nevíte co dělat dřív a máte z toho stres a začínáte zrychlovat je dobré NEZRYCHLOVAT, ale zastavit se. Udělat si chvilku čas na uspořádání myšlenek a pokud vám chvilka nestačí tak si vemte půl den volna (nebo i jeden týden, pokud jde do tuhého), přerušte hektické činnosti, zastavte se a stanovte si priority.